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 2024.05.26

豆知識

株式会社オフィスグルー

新しいOutlookとは?切り替え方法や新機能をご紹介!

メールソフトの定番であるMicrosoft Outlook。職場やビジネスの場で使用している方は多いと思いますが、2024年末に新しいOutlookへ完全移行することはご存知でしょうか?

そこで今回は、新しいOutlookの概要、便利な機能、従来のOutlookへの戻し方を解説します。新しいOutlookに移行しようか悩んでる方、変更してみたけど従来のOutlookに戻したい、という方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

新しいOutlookとは?

新しいOutlookとは、その名の通りOutlookの新しいバージョンで、Windows標準アプリである「カレンダー」と「メール」を1つに統合したアプリです。

先述の通り、すでにMicrosoftは、現在の「カレンダー」と「メール」は2024年末をもってサポートを終了すると発表しているので、今後は標準メールアプリとして新しいOutlookを使用する必要があります。

 

新しいOutlookに切り替える方法

現在、新しいOutlookはテスト版として使用することができます。それも、難しい操作などを必要とせず、現在のOutlookから簡単に切り替えることができます。

詳しくはこちら

参照: 新しい Outlook for Windows プレビューから切り替える(Microsoft)

 

また、パソコンがwindows11の最新バージョンの場合、すでに新しいOutlookがインストールされています。

スタートメニュー→すべてのアプリから「Outlook(NEW)」をクリックすることで使用できます。

 

デザインがシンプルに

新しいOutlookは、web版のOutlook on the webに統一され、デザインがシンプルになりました。「Outlookって多機能なんだけどごちゃごちゃしてて使いづらいんだよなぁ」という方には嬉しい変更点なのではないでしょうか。

また、従来のOutlookにはメニューバーに「ファイル」タブがありましたが、新しいOutlookでは廃止されています。新しいOutlookでは「ホーム」「表示」「ヘルプ」と3つのタブのみが表示されていて、アカウントや署名の設定などは、右上の「設定」に統合されています。

 

新しいOutlookの便利機能

スケジュール送信

送信ボタンの右側にある矢印をクリックすると、設定した日時に送信予約することができます。

例えば、取引先や顧客に契約書の提出やアンケート回収など、〆切期日のある依頼をする際、期日の数日前に送るリマインドメールや、顧客が商品購入や資料請求などの行動をとった日から数日後に送付するステップメールなど、決まった日にメールを送信したい時に適した機能です。

「スケジュール送信」をクリック。

「カスタム時間」をクリック。

送信したい日時に設定して「送信」をクリック。

 

メールの再通知

一度受信したメールを、設定した日時に再度受信通知できる機能です。

例えば、「休日前に受け取ったメールを、休日明けに確実に確認したい」といった場合に、再度、受信通知をしてくれるので忘れずに確認できます。

再通知したいメールを右クリック。「再通知」を選択して、再通知日時を設定。

 

ピン留め

重要なメールを常にフォルダの先頭に置くことができます。

メールは受信トレイに入った時点で処理しないと、どんどん溜まっていってしまいます。しかし、時間がないとそのままにしてしまい、期日が迫った大事なメールも埋もれてしまいます。そんな時、とりあえず大事なメールだけはピン留めしておくようにすれば、後で確認する時に探す手間が省け、確認漏れを防ぐことができます。

常にフォルダの先頭にしたいメールのピンアイコンをクリック。

 

新しいOutlookが使いにくい場合は? 

まだテスト段階で機能が完全に移行されていないため、新しいOutlookが物足りない・使いにくいと感じる方もいると思います。そんな時は、従来のOutlookに戻すことができます。将来的には新しいOutlookへの移行は避けられませんが、徐々に慣れていきたい方は従来のOutlookを使用し続けていても問題ありません。 

従来のOutlookへ戻す方法はこちら

参照:新しいOutlookとは何?表示が変わったOutlook for Windows設定方法(NIFTY BIZ)

 

まとめ 

新しいOutlookは、従来よりもシンプルなデザインとなり、操作性も微妙に異なります。また、現在は機能が少ないですが、今後、従来のOutlookの全ての機能が新しいOutlookに移行される予定です。

新しいOutlookに完全移行した際、毎日のメール対応が効率的に進められるように、今のうちに操作性に慣れておくと良いかもしれませんね。

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